Organização dos arquivos
CONVENÇÕES
Metade dos casos de "documentação desatualizada" que encontramos não é desatualização: é impossibilidade de saber qual arquivo vale. Existem quatro versões na pasta, três com nome parecido, e a mais recente pela data de modificação é justamente a cópia que alguém abriu para consultar.
Convenção resolve isso sem software. É acordo de nomeação aplicado com disciplina — e, para funcionar, precisa ser curto o bastante para caber na cabeça de quem salva o arquivo às pressas.
Nome do arquivo
PROC-recebimento-mercadoria_v03_2026-04-18_REDE.pdf
Tipo de documento. Também usamos CHK para checklist e FORM para formulário.
Nome curto do processo, sempre igual em todos os documentos relacionados.
Versão com dois dígitos. Sobe de um em um a cada alteração aprovada, nunca volta.
Data de aprovação no formato ano-mês-dia, que ordena sozinho na listagem.
Abrangência. REDE vale para todas as unidades; a sigla da loja indica anexo local aprovado.
Cabeçalho do documento
Processo: Recebimento de mercadoria
Versão: 03 | Aprovada em: 18/04/2026
Responsável: Coordenação de Operações — nome da pessoa
Próxima revisão: outubro/2026 ou na troca do sistema
Vale para: todas as unidades
Cinco linhas no topo de cada documento. Quem abre o arquivo sabe em três segundos se está lendo o material certo — e a quem reclamar se não estiver.
Regras de versão
Uma versão vigente
Só um arquivo é o oficial. Versões antigas vão para uma subpasta "histórico" e não ficam soltas ao lado do atual.
Numeração que só sobe
Nada de "v03 final", "v03 revisado" ou "v03 novo". Se mudou e foi aprovado, virou v04.
Anexo local em vez de bifurcação
Quando uma unidade tem particularidade real, ela vira anexo identificado — não uma cópia inteira do procedimento.
Registro de mudança
Uma linha ao fim do documento: o que mudou, quando e quem aprovou. Três linhas de histórico bastam.
PDF para consulta, editável para revisão
A unidade consulta o PDF; o editável fica com o responsável. Evita a edição acidental que gera a quinta versão.
A convenção é da empresa, não nossa
Se já existe um padrão de nomeação em uso — mesmo parcial, mesmo estranho —, partimos dele. Trocar convenção funcionando por outra "melhor" custa mais do que rende.
O que propomos acima é o ponto de partida para quem não tem nada. Depois de definido, o padrão fica escrito em uma página e entregue junto com os documentos.
Documento sem convenção vira arquivo perdido
É a parte mais chata do trabalho e a que decide se o resto sobrevive ao segundo semestre.
Falar com a equipe